Covid-Pandemie und Prozessmanagement ?

Ein sehr spannendes Mandat mit der Aufgabe, Prozesse und Abläufe zu etablieren, um verschiedene Impfstoffe für die COVID19-Impfungen aus einem Zentrallager an diverse Impfzentren, Apotheken und Arztpraxen zu liefern, hatte ich während der COVID-19-Pandemie. Hierzu muss man wissen, dass es zu den unterschiedlichen Impfstoffen jeweils eine separate Transport- und Lagerungsspezifikation gab. Auch waren die gelieferten Gebindegrößen und die Anzahl der Impfdosen pro Vial (Injektionsfläschchen) je nach Hersteller unterschiedlich. Diesen eigentlich bewältigbaren Herausforderungen, nicht genug!

Es herrschte zu Beginn der Impfkampagne eine weltweite Mangelwirtschaft. Auf Grund dieser Mangelwirtschaft wurde der Impfstoff kontingentiert und nur für bestimmte Personengruppen ein Impfempfehlung ausgesprochen. Wer nur für den Moment plante, griff vier Wochen später ins leere Lager. Denn zu jeder Erstimpfung, musste vier Wochen später eine Zweitimpfung erfolgen, um eine Immunität gegen das Virus zu erreichen. Komplette Lieferausfälle oder Mengenreduzierungen einzelner Lieferungen auf Grund von Qualitätsmängel sorgten für eine unkalkulierbare Materialversorgung. Die Anforderungen von Politik und Medizin, alle vulnerablen Personen sofort zu impfen, konnte unter diesen Umständen nicht umgesetzt werden. Der Einsatz unterschiedlicher Impfstoffe in den Impfzentren erhöht die Komplexität in der Planung zusätzlich. Somit wurde schnell klar, die bestehenden Prozesse funktionieren nicht wie gedacht und der Planungsprozess braucht diverse Algorithmen und ist für eine erfolgreiche Impfkampagne essenziell. 

Mangelwirtschaft und Ihre Prozesse
In Zeiten von Onlinebestellung – heute bestellt, morgen geliefert – war dieser Zustand der Mangelwirtschaft für viele Menschen neu. „Es kann ja nicht sein, dass nicht genügend Impfstoff vorhanden ist“ – Doch – denn die weltweiten Produktionskapazitäten für Impfstoffe, waren auf diese große Nachfrage nicht ausgelegt. Spätestens nach dem Toilettenpapiermangel in 2020, sollte jeder Bürger verstanden haben, dass es endliche Produktionskapazitäten gibt. Doch das Problem von knappen Materialressourcen kannten wir in den letzten 30 Jahren vor der Pandemie nur selten bzw. gar nicht. Durch diese Mangelwirtschaft wurde nun der Materialplanungsprozess plötzlich zum absoluten Taktgeber und alle weiteren Prozesse mussten sich am Materialplanungsprozess ausrichten. Die damals gültigen Pandemiepläne sahen diese Art der Planung aber nicht vor. Die Prozesse und die festgelegten Ressourcen (z.B. Kapazitäten in Impfzentren), berücksichtigten keine Mangelwirtschaft und mussten somit neu erarbeitet werden. Dies war für alle Beteiligten eine große Herausforderung. Die Einhaltung der Vorgaben aus dem Materialplanungsprozess war das nächste Thema, denn wurden die Impfstoffe nicht wie im Voraus geplant eingesetzt, endet dies meistens in einem Fiasko. 

Der Faktor Mensch
Der richtige Einsatz der Impfstoffe trifft auf die Komponente „Mensch“. Nicht jeder Bürger hat den vereinbarten Termin war genommen. Aus einem Vial (Injektionsfläschchen) konnten je nach Material (Spritze und Nadel) bzw. Handhabung des Personals, unterschiedlich viele Impfdosen entnommen werden. Dies sind im Falle der Mangelware grundsätzlich positive Probleme. Doch was passiert nun mit den Differenzen? Wie lange sind die vorbereiteten Impfdosen haltbar? Wer darf auch ohne Impfempfehlung geimpft werden? Hier brauchte es ein klares Vorgehen, also einen weiteren neuen Prozess, welcher bis anhin niemand auf dem Radar hatte. 

Dokumentation und Schulung
Die Dokumentation der Prozesse und Vorgaben sowie die Schulung aller an den Prozessen Beteiligten war in diesen temporären Organisationen sehr wichtig, denn hier arbeiteten Personen aus den unterschiedlichsten Berufen, Firmen und Institutionen ganz eng zusammen. In Anbetracht der schwierigen Situation in der sich die Gesellschaft und die Wirtschaft zu diesem Moment befand, bleibt nicht viel Zeit die Prozesse und die Teams aufeinander abzustimmen. Einmal mehr zeigte sich, wie wichtig Prozessmanagement ist und auch zur Bewältigung einer Pandemie einen wertvollen Beitrag leisten kann. 

Die Menschen hinter den Prozessen
Der öffentliche Druck – schnellstmöglich viele Personen zu impfen um den Lockdown rasch zu beenden – lastete extrem auf den einzelnen Teams, welche teilweise aus freiwilligen Helfern bestand. Die Anfeindungen, welche die Personen vor Ort (z.B. an der Hotline oder in Impfzentren) ertragen mussten, waren unverschämt. Dies kam leider in den News und in der öffentlichen Diskussion oft zu kurz. Die Gesellschaft mit all ihren Fassetten trat zum Vorschein. Die Reaktionen der Menschen während und nach der Covid-19-Pandemie, zeigen uns ein weiteres Mal wie wichtig Prozesse in Notfall- oder Krisensituationen sind. Prozesse, welche die Öffentlichkeit also viele Menschen betrifft, müssen sehr einfach zu verstehen, ganz gut durchdacht, plausibel und stufengerecht kommuniziert werden. Können diese Anforderungen im Prozess nicht umgesetzt werden (z.B. aus politischen Gründen), muss sich die Organisation auf Widerstand aus der Gesellschaft einstellen und entsprechende Prozesse oder Szenarien dazu vorbereiten.